“METODE PERSIDANGAN”

1. SEBUAH PENGANTAR (BRAINSTORMING) :

ü  Realitas Manusia dalam Musyawarah

ü  Masalah sebagai substansi sebuah persidangan

ü  Konfrontasi Palu Sidang dan Pimpinan Sidang

2. UNSUR-UNSUR SIDANG

1.   Panitia Sidang (yang menyelenggarakan sidang)

a. Streering Committee (Panitia Pengarah).

b. Organizing Committee (Panitia Pelaksana)

2.   Pimpinan Sidang

a. Presidium Sidang Sementara

b. Presidium Sidang Tetap

3.   Sekretaris Sidang (Notulen)

Bisa ditunjuk dari presidium tetap atau khusus mendatangkan dari panitia. Fungsinya untuk mencatat hasil-hasil atau perubahan dari draf sidang. Yang nantinya, itu diperlukan untuk kodifikasi sidang tersebut, untuk seterusnya disosialisasikan kepada seluruh anggota.

4.   Anggota Sidang

a. Peserta

b. Peninjau

c. Pengunjung

d. Undangan

5.   Draf Sidang

a. Tata Tertib Sidang

b. Agenda Acara Sidang

c. Tata Tertib Pemilihan Presidium Sidang

d. Laporan-laporan.

e. Hal-hal yang akan dibahas dalam sidang

-  AD & ART.

-  Program Kerja.

-  Sistem Pemilihan

-  Komunika (Rekomendasi)

f. Considerance (pertimbangan)

Untuk considerance terbagi kepada dua yaitu : keputusan dan ketetapan. Keputusan bersifat mengikat dalam persidang. Sedangkan ketetapan tidak hanya mengikat persidangan tersebut tapi juga mengikat seluruh komponen organisasi tersebut. 

6.   Palu Sidang

a. 1 kali ketukan untuk penetapan perpasal  pemindahan palu sidang.

b. 2 kali ketukan untuk penghentian sementara (skor) lebih dari 1 X 15 menit.

c. 3 kali ketukan untuk pembukaan, penutupan & pengesahan consederan.

d. 4 kali ketukan untuk menenangkan, meminta perhatian peserta sidang

7.   Bentuk Tempat Sidang

a. Bentuk Biasa

b. Bentuk Huruf “U”

8.  Intrupsi Sidang

a. Intrupsi point of order, meluruskan permasalahan atau masukan.

b. Intrupsi point out of order, minta izin keluar dari arena sidang

c. Intrupsi point of view, memberikan pandangan terhadap permasalahan

d. Intrupsi point of information, memberikan informasi

e. Intrupsi point of clarification, memberikan klarifikasi terhadap masalah

f.  Intrupsi point of personal previlage, melarang peserta lain meneruskan intrupsi.

3. MACAM-MACAM SIDANG

Persidangan dalam musyawarah biasanya terbagi kepada 4 bagian, kecuali organisasi tersebut tidak mempunyai badan otonom.

1.  Sidang Pleno

2.  Sidang Komisi

3.  Musyawarah Badan Otonom

4.  HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM SIDANG

 Karena pelaksanaan musyawarah dalam berbagai tingkat institusi tersebut tidak hanya memilih pimpinan, tapi juga membahas persoalan-persoalan yang berkaitan dengan kelangsungan organisasi maka prosedur penyelenggaraannya perlu diatur dengan peraturan yang baik pula agar pelaksanaannya bisa belangsung dengan baik dan memberikan hasil yang baik.

Secara umum ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksananan musyawarah, yaitu :

1.   Agenda Acara dan Tata Tertib

Musyawarah diawali dengan pembahasan tata tertib musyawarah dan agenda acara musyawarah. Agar waktu pelaksanaan bisa terkontrol, maka sebaiknya yang dibahas dahulu adalah tata tertib yang akan mengatur bagaimana musyawarah itu akan diiaksanakan.

2.   Pemilihan Presidium dan Dewan Formatur

Jumlah presidium dan dewan formatur sebaiknya berjumlah ganjil, agar bila sewaktu-waktu terjadi deadlock dalam pembicaraan suatu masalah pengambilan keputusannya dapat dilakukan dengan pemungutan suara. prosesi pemilihan dilakukan dengan tiga tahapan, yaitu:

a.   Pengajuan calon, pada tahap ini peserta mengajukan calon yang dipandang mampu dan mengetanui persyaratan untuk menjadi pimpinan sidang. Calon-calon yang masuk selanjutnya disebut calon sementara.

b.   Seleksi calon, semua calon diseleksi apakah benar-benar mampu dan memenuhi persyaratan untuk menjadi presidium dewan formatur. Calon hasil seleksi disebut calon tetap.

c.   Pemilihan, peserta selanjutnya memilih calon tetap untuk menjadi presidium/ dewan formatur berdasarkan pemungutan suara terbanyak.

3.   Pemilihan Ketua Umum/Ketua Formatur

Profesi pemilihan ketua umum/ketua formatur sama dengan pemilihan presidium /formatur.

4.   Pendemisioneran Pengurus

Setelah laporan pertanggung jawaban diterima maka kepengurusan dinyatakan demisioner. Pengurus demisioner adalah pengurus yang masih berkewajiban untuk menjalankan tugas-tugas tertentu namun tidak berwenang mengeluarkan kebijakan.

5.    Penggunaan Palu Sidang

Untuk mengendalikan pembicaraan selama persidangan presidium menggunakan palu sidang. Ketentuan jumlah ketukan dalam pelaksanaan persidangan adalah sebagai berikut:

a. Pembukaan, penutupan dan pengesahan keputusan/ketetapan ketuk 3 x

b. Penghentian sementara (skors) lebih dari 1 X 15 menit ketuk 2 x

c. Penetapan perpasal,pemindahan palu sidang atau Penghentian sementara selama atau kurang dari 1X15 menit ketuk 1x

d. Menenangkan, meminta perhatian peserta sidang ketuk 4 x

6.      Ketentuan sidang pleno, sidang komisi dan musyawarah Badan Otonom

a. Sidang pleno

-    Dipimpin oleh ketua dan sekretaris yang ditunjuk oleh dan berasal dari Presidium Sidang tetap.

-    Diikuti oleh semua peserta musyawarah.

-    Bahan-bahan yang dibahas perlu didengar oleh semua peserta musyawarah.  Misalnya  : Laporan Pertanggungjawaban.

b. Sidang komisi

-   Dipimpin oleh ketua dan sekretaris yang ditunjuk oleh dan berasal dari anggota komisi.

-   Diikuti oleh peserta tertentu yang masuk dalam komisi tersebut yang ditetapkan Presidium sidang berdasarkan pembagian dari delegasi masing-masing.

-   Bahan-bahan yang dibahas membutuhkan telaah yang mendalam, misalnya tentang konstitusi.

c.   Musyawarah Badan Otonom

-    Dipimpin Presidium Sidang tetap musyawarah badan otonom yang dipilih dari dan oleh peserta. Sebelum presidium sidang tetap terpilih sidang dipimpin oieh Presidium Sidang Sementara (BPH atau yang ditunjuk).

-    Diikuti oleh peserta utusan badan otonom di bawahnya.

-    Bahan-bahan yang dibahas berkaitan dengan persoalan badan otonom yang bersangkutan.

7.   Keputusan dan Ketetapan

Hasil persidangan dalam musyawarah adalah Keputusan dan Ketetapan . Keputusan bersifat kedalam, yaitu hanya mengikat peserta musyawarah. Ketetapan mengikat keluar, yaitu mengikat juga anggota lain meskipun tidak ikut musyawaran tapi berada di teritorial di mana musyawarah tersebut merupakan instansi tertingginya.

Mekanisme Persidangan Dalam praktek persidangan ada beberapa istilah yang sering digunakan baik oleh peserta maupun oleh pimpinan sidang sebagai aturan tertib sidang diantaranya:

1. Ketukan palu sidang

Dalam persidangan, hal yang penting yang tidak bisa dipisahkan dari suatu proses pengambilan keputusan yaitu palu sidang. Pentingnya palu sidang ini dari segi peran dan fungsinya oleh karena itu sering disebut nyawa dari persidangan. Aturan ketukan palu sidang untuk mengatur jalannya persidangan harus diperhatikan oleh seseorang pimpinan sidang agar tidak membawa masalah berikutnya. Pimpinan sidang dituntut waswas dalam menentukan ketukan palu sidang tersebut yang sebenarnya merupakan senjata bagi pimpinan sidang apabila digunakan secara benar. Adapun aturan penggunaan adalah sebagai berikut.

Palu sidang diketuk 1 kali, artinya:
- Menskor sidang satu kali...menit/jam/hari/dsb
- Menetapkan keputusan sementara
- Mencabut keputusan sementara

Palu sidang diketuk 2 kali, artinya:
- Menskor sidang 2 kali...menit/jam/hari/dsb
- Menegur atau menerima perhatian peserta sidang

Palu diketuk 3 kali, artinya:
- Membuka sidang secara resmi
- Menutup secara resmi
- Menetapkan keputusan akhir

2. Lobying

Proses pembicaraan informal peserta sidang diluar acara persidangan apabila suatu keputusan atau kesepakatan tidak dapat dicapai dalam persidangan. Terlebih dahulu persidangan diskor/dihentikan oleh pimpinan sidang dengan waktu yang ditentukan.

3. Skorsing

Skorsing persidangan dapat dilakukan apabila menghadapi permasalahan dalam persidangan baik berupa penyegaran, deadlock ataupun menghadapi keadaan darurat dan gangguan pembicaraan. Hal ini dilakukan oleh pimpinan sidang dengan jalan menghentikan persidangan dengan waktu yang ditentukan.

4. Usul

Usul yaitu keinginan dari peserta sidang atau pimpinan sidang pada saat persidangan berlangsung.

5. Interupsi

Interupsi adalah memotong pembicaraan peserta atau pimpinan sidang oleh peserta sidang. Dilihat dari kekuatannya, interupsi dari peserta sidang tidak dapat ditolak oleh pimpinan sidang dan harus diberikan waktu interupsi. Sedangkan usul boleh ditolak atau tidak dapat diberikan kesempatan sama sekali oleh pimpinan sidang untuk dikemukakan